こんにちは。社会保険労務士法人アールワンの濵中（はまなか）です。

さて、これまでに当事務所では、マイナンバー制度の概要と会社に求められる対策について、このブログでお伝えしてきました。

（2014.06.30）すべての人が番号で管理される？マイナンバー制度の影響について。

（2015.04.20）今年10月のマイナンバー通知までに、企業が準備すべき5つのポイント。

 

そして、ついに来月（2015年10月）にはマイナンバー通知が開始されます。

そこで今回は、マイナンバー制度スタートの直前に「これだけは必ず準備すべき」というポイントを「3つ」に絞ってお伝えします。「自社の対策は不十分？」とお感じの方は特に、ぜひこちらで最終チェックをしてみてください。

 

 

１：従業員にマイナンバーの事前説明を行いましょう

来月より、各個人に「マイナンバー通知カード」の配布が開始されます。そして、会社は役員を含む全従業員の番号を収集する必要があります。

そこで、あらかじめ番号の収集方法を定めて、従業員へ周知しておかなければなりません。しかし、ここでの大きな課題は「マイナンバー制度に対する認知・理解がまだ進んでいない」という現状でしょう。各個人の意識が低い状況ですと、収集の漏れが起きるリスクは当然高まります。

そのため、従業員に対するマイナンバーの事前説明は必須です。（説明会形式がベストです）そこでは、マイナンバーの重要性について注意を喚起しつつ、さらに次のポイントを従業員へ伝えておくとよいでしょう。

１　通知カードは平成27年10月5日時点の住民票の住所へ届くため、現住所と住民票の住所を一致させておくこと。

２　本人だけではなく、扶養者の番号も収集するということ。

３　マイナンバー通知カードは簡易書留で届くため、不在票が入っていた場合は必ず再配達の手配を取るか郵便局で直接受け取ること。

 

２：マイナンバーの管理ルールを決めましょう

マイナンバーは「特定個人情報」（行政間で情報連携を行う際、個人を識別するために使われる情報）となるため、管理ルールを定めて運用することが義務付けられています。

「管理ルール」については、次の3点の準備が必要です。

 

１.　マイナンバーを取り扱える人を限定する必要があるため、「管理責任者」「事務取扱担当者」を明確にしてください。

２.　その「管理責任者」と「事務取扱担当者」だけが番号を扱えるように、保管・管理体制を整えてください。

例：紙で保管する場合 → 担当者のみが取り出せるよう金庫で施錠管理をする。 / PCにデータで保管する場合 → アクセス制限、パスワードを設定する。 

３.　退職者が出た場合（そして法令で定められた期間を過ぎたら）、不要になったマイナンバーを「廃棄」して、その記録を残す必要があります。その記録（いつ、誰の番号を廃棄したか）の作成方法を決めてください。

例：紙で保管する場合 → 記録簿を作成する。 / PCで保管する場合 → ログが残るソフトで番号管理を行う。

※従業員が100人以下の場合は「廃棄した」という確認のみでOKで、詳細な記録は必須とされていません。

 

３：マイナンバー取扱規程を作成しましょう

取扱規程の作成は、従業員100人以下の企業では義務ではないとされています。しかし、万が一情報漏えいを起こした場合のリスクの大きさは、企業の規模とは関係ありません。そのため、規模に関わらず規程は作成しておくべきです。

取扱規程に決まったフォームはありませんが、次の4点を明確に定めてください。

１　組織的安全管理措置　（番号を取扱う担当者と役割を明確にして、体制化する）

２　人的安全管理措置　（事務取扱担当者の監視と教育について）

３　物理的安全管理措置　（保管庫など事務担当者以外が利用できない形での管理について）

４　技術的安全管理措置　（アクセス制限やウイルス対策による、不正アクセスの防止について）

 

マイナンバーの通知が目前にせまり、会社に必要な準備は細かく挙げればいくつもあります。しかし、直前のこの時期に、今からできる準備は限られています。そこで、今回は絶対に外せない３つのポイントに絞ってお伝えしました。

マイナンバーはまったく新しい制度であるため、スタートすればある程度のリスクや混乱はどうしても発生するでしょう。そこで情報漏えいなどの致命的な事件を起こさないためにも、ぜひ自社の管理体制を整えていきましょう。

※私たちの事務所では、マイナンバー制度に向けた社内体制づくりから取扱規程の作成まで行っております。お困りであれば、お気軽にご相談下さい。