こんにちは。東京都の社会保険労務士法人アールワンの赤井（あかい）です。先日、人生で初めて整体に行ってきました。肩こりがひどかったのですが、施術を受けた翌朝の肩の軽さに驚きました。

最近、初の出生時育児休業取得者が出た顧問先様より、「会社としてどういった書類を用意しなければならないのか。」というご相談がありました。会社が交付しなければならない産休・育休に関わる書類が複数あるのですが、まだ認知度は低いように思います。

そこで今回は、妊娠や出産の申出があった際、会社に交付が求められる書面についてお伝えします。

その1:従業員の方、またはその配偶者の妊娠の報告があったら行うこと

Q. 従業員（またはその配偶者）の妊娠の報告を受けた時は、会社は何をしたら良いのでしょうか？

A. まずは、個別の周知・意向確認を行ってください。個別の周知とは、主に以下の4つの項目を、妊娠の申出をした従業員の方に説明することです。

①育児休業・出生時育児休業（産後パパ育休）に関する制度
②育児休業・出生時育児休業（産後パパ育休）の申出先
③育児休業給付に関すること
④育児休業・出生時育児休業期間における本人負担分の社会保険料の取り扱い

上記を説明した後に、本人の休業取得の意向を確認してください。ここでのポイントは、配偶者が妊娠した男性従業員の方にも、個別の周知・意向確認が必要だということです。お子様が生まれた後に、初めて配偶者の妊娠・出産を報告される男性従業員の方が少なくありません。配偶者の妊娠が分かった早めの段階で報告するように、周知しましょう。

また個別の周知の方法は、口頭で行うことも認められていますが、文書で残した方が認識の齟齬がないので、書面で交付することをおすすめします。

【厚生労働省　個別周知・意向確認書サンプル】
個別周知・意向確認記載例（必要最小限事例、令和４年10月以降）

その2: 従業員の方、またはその配偶者の出産の報告があったら行うこと

Q:従業員（またはその配偶者）が出産したという報告がありました。会社は何をしたら良いのでしょうか？

A. 従業員の方より、育児休業・出生時育児休業申出書を提出していただいてください。この申出書は、休業開始予定日の1ヵ月前まで（出生時育児休業については、労使協定を結んでいない場合は、2週間前まで）の提出が必要です。

申出書を受理してからおよそ2週間以内に、会社は育児休業・出生時育児休業取扱通知書を従業員の方へ交付します。育児休業・出生時育児休業取扱通知書には、以下の項目を記載することが求められています。

①育児休業・出生時育児休業の申入れを受けた旨とその日。
②育児休業・出生時育児休業の開始および終了予定日。職場復帰予定日。
（申し出が遅れたために開始日を事業主が指定する場合は、その開始日。）
③労使協定で休業取得対象外とされた従業員の方について、休業を認めない場合は、その旨と理由。

こちらの育児休業・出生時育児休業申出書と育児休業・出生時育児休業取扱通知書は必ず書面で行わなければなりません。

【厚生労働省　育児休業・出生時育児休業申出書、育児休業・出生時育児休業取扱通知書サンプル】
社内様式例（抜粋版）

従業員の方が妊娠・出産・育児に安心して取り組めるようにするために

妊娠・出産・育児は、従業員の方のみならず、会社にとっても、重要な出来事です。ただ、妊娠・出産の申出があった際に会社からご本人様に伝えないといけないことは、案外あやふやだったりします。特にその1の、個別の周知・意向確認については、令和4年4月1日に育児介護休業法改正により義務化されましたが、まだあまり認知されていません。

従業員の方から妊娠・出産の申出があった際の書面交付の種類とその内容を整理しておくことが、会社として万全な状態で、従業員の方の妊娠・出産・育児をサポートすることに繋がります。産休・育休関連でお困りのことがございましたら、アールワンまでご相談ください。